Intézetünk a forgalomba hozatali engedéllyel rendelkező cég hivatalos, kötelező bejelentése alapján (ogyei.gov.hu/hiany_bejelentes/), vagy egyéb módon (információs szolgálatunkon keresztül betegektől, nagykereskedőktől, kórházaktól) értesül a gyógyszerhiányról.
A bejelentéseket Intézetünk haladéktalanul kivizsgálja, nyilvántartásba veszi, kockázatelemzést végez, és megteszi a szükséges intézkedéseket.
A bejelentett hiányt a Gyógyszer-adatbázisban az adott terméknél jelenítjük meg, illetve az összes érintett termék kilistázható a Gyógyszer-adatbázis kereső felületén az erre vonatkozó négyzet bepipálásával és a keresésé elindításával.